Condizioni generali di servizio di Dentavox

Versione 1.0 — in vigore dal 5 novembre 2026

Le presenti condizioni regolano l'uso di Dentavox, il programma gestionale per studi odontoiatrici offerto in abbonamento via internet da AG4TEK S.r.l.s., con sede legale in [indirizzo della sede legale], partita IVA 03294980804, PEC [email protected], e-mail [email protected], telefono 345 610 9930 (di seguito «Fornitore»).

Art. 1 – Definizioni

• Servizio: il programma Dentavox e l'agenda online, accessibili via internet agli indirizzi indicati dal Fornitore, con le funzioni descritte sul sito e nella guida del programma.
• Cliente: lo studio odontoiatrico, il professionista o la società che si iscrive al Servizio per la propria attività professionale.
• Utenti: le persone autorizzate dal Cliente a usare il Servizio (titolare, collaboratori, assistenti, segreteria).
• Dati del Cliente: tutte le informazioni inserite nel Servizio dal Cliente e dagli Utenti, compresi i dati personali e sanitari dei pazienti.
• Contratto: le presenti condizioni, la Nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito «Nomina») e il listino in vigore al momento dell'iscrizione o del rinnovo.

Art. 2 – Oggetto

2.1. Il Fornitore concede al Cliente, per la durata del Contratto, il diritto non esclusivo e non trasferibile di usare il Servizio per la gestione del proprio studio: agenda, pazienti, piani di cura e preventivi, fatture e incassi, comunicazioni ai pazienti e le altre funzioni disponibili.

2.2. Il Servizio è uno strumento gestionale e amministrativo. Non è un dispositivo medico ai sensi del Regolamento (UE) 2017/745: non elabora diagnosi, non propone terapie e non sostituisce in alcun modo la valutazione clinica del professionista.

2.3. Il Servizio comprende gli aggiornamenti e le nuove versioni che il Fornitore rende disponibili a tutti i clienti, l'ospitalità dei dati sui server indicati nella Nomina e le copie di sicurezza descritte all'art. 9.

Art. 3 – Conclusione del Contratto e prova gratuita

3.1. Il Contratto si conclude quando il Cliente completa l'iscrizione online e accetta queste condizioni, la Nomina e, separatamente, le clausole indicate all'art. 16. Il Fornitore conserva la data, l'ora, la versione dei documenti accettati e l'utente che li ha accettati.

3.2. Il Servizio è riservato a chi agisce nell'esercizio della propria attività professionale o imprenditoriale. Iscrivendosi il Cliente dichiara di non agire come consumatore.

3.3. Alla prima iscrizione il Cliente può usare gratuitamente il Servizio per 10 giorni (o per il diverso periodo indicato al momento dell'iscrizione). Alla fine della prova il Servizio continua solo se il Cliente attiva l'abbonamento; in caso contrario l'accesso viene sospeso e si applica l'art. 9.

Art. 4 – Prezzo, fatturazione e pagamento

4.1. Il canone è quello del listino in vigore: alla data di questa versione 49 € al mese più IVA, con tutte le funzioni comprese, oppure il canone annuale eventualmente indicato. Gli SMS inviati dal Servizio costano 0,08 € l'uno più IVA e vengono fatturati a consumo; i messaggi WhatsApp inviati con l'account del Cliente non hanno costi aggiuntivi da parte del Fornitore.

4.2. Il canone si paga in anticipo per il periodo scelto (mese o anno), con carta tramite il servizio di pagamento indicato nel programma oppure con bonifico, secondo le indicazioni del Fornitore. Gli SMS si pagano alla fine del periodo in cui sono stati inviati.

4.3. Il Fornitore emette fattura elettronica per ogni pagamento.

4.4. Il Fornitore può modificare il listino con un preavviso di almeno 30 giorni, comunicato via e-mail o nel programma. Le nuove tariffe si applicano dal primo rinnovo successivo al preavviso; il Cliente che non le accetta può recedere prima di quel rinnovo senza alcun costo.

Art. 5 – Durata, rinnovo e disdetta

5.1. L'abbonamento dura un mese o un anno, secondo la scelta del Cliente, e si rinnova automaticamente per un periodo uguale, salvo disdetta.

5.2. Il Cliente può disdire in qualsiasi momento dal programma (pagina Abbonamento) o scrivendo a [email protected]: la disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato e non dà diritto al rimborso della parte non goduta.

5.3. Il Fornitore può recedere con un preavviso di almeno 60 giorni, rimborsando la parte di canone già pagata e non goduta.

Art. 6 – Mancato pagamento e sospensione

6.1. Se il canone non viene pagato alla scadenza, il Fornitore può sospendere l'accesso al Servizio dopo i giorni di tolleranza indicati nel programma, dandone avviso al Cliente. Durante la sospensione i Dati del Cliente restano conservati e l'accesso torna disponibile con il pagamento.

6.2. Il Fornitore può inoltre sospendere immediatamente l'accesso di un Utente o del Cliente in caso di uso illecito, di attacchi o tentativi di accesso non autorizzato, o quando è necessario per proteggere il Servizio, gli altri clienti o i dati, informandone il Cliente appena possibile.

Art. 7 – Obblighi del Cliente

7.1. Il Cliente:

• custodisce con cura le credenziali di accesso, crea un utente personale per ogni persona che usa il Servizio e risponde dell'uso fatto dai propri Utenti;
• usa il Servizio nel rispetto della legge e del codice deontologico, e solo per la propria attività professionale;
• è titolare del trattamento dei dati dei propri pazienti: fornisce loro l'informativa, raccoglie i consensi quando necessari e risponde della liceità dei dati inseriti;
• verifica i documenti prodotti con il Servizio (preventivi, fatture, ricevute, consensi, prescrizioni) prima di consegnarli o inviarli;
• esegue in proprio, con le proprie credenziali, gli adempimenti verso enti terzi, in particolare l'invio delle spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria e le fatture verso il Sistema di Interscambio, rispettando il divieto di fatturazione elettronica per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche;
• conserva la documentazione clinica e fiscale per i tempi previsti dalla legge, anche scaricando periodicamente i propri dati con le funzioni di esportazione del Servizio.

7.2. Il Cliente non può cedere, rivendere o mettere a disposizione di terzi il Servizio, né tentare di accedere a dati di altri clienti o di aggirare le misure di sicurezza.

Art. 8 – Disponibilità del Servizio e assistenza

8.1. Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile con continuità, con l'obiettivo di una disponibilità del 99% su base mensile, escluse le manutenzioni programmate (di norma fuori dall'orario di lavoro e annunciate quando possibile) e le interruzioni dovute a cause non controllabili dal Fornitore (guasti della rete internet, dei fornitori indicati nella Nomina, forza maggiore).

8.2. L'assistenza è fornita via e-mail a [email protected] e al telefono nei giorni lavorativi, in orario d'ufficio. Su richiesta del Cliente il Fornitore può accedere allo studio nel Servizio per assistenza: ogni accesso viene registrato.

Art. 9 – Dati del Cliente, copie di sicurezza e fine del Contratto

9.1. I Dati del Cliente restano di proprietà del Cliente. Il Fornitore li usa solo per fornire il Servizio, secondo la Nomina.

9.2. Il Fornitore esegue copie di sicurezza giornaliere dei dati. Le copie servono a ripristinare il Servizio in caso di guasto e non sostituiscono la conservazione a cura del Cliente prevista all'art. 7.

9.3. Alla cessazione del Contratto, per qualsiasi causa, il Cliente può scaricare i propri dati per 60 giorni, con le funzioni di esportazione o chiedendoli al Fornitore. Trascorso questo periodo il Fornitore cancella definitivamente i Dati del Cliente dal Servizio; le copie di sicurezza vengono sovrascritte entro i successivi 30 giorni. Restano esclusi i soli dati che il Fornitore deve conservare per obblighi di legge (per esempio i dati di fatturazione del Cliente).

Art. 10 – Protezione dei dati personali

10.1. Per i dati dei pazienti e degli altri interessati trattati con il Servizio, il Cliente è titolare e il Fornitore è responsabile del trattamento: i rispettivi obblighi sono regolati dalla Nomina, che fa parte del Contratto.

10.2. I dati del Cliente e dei suoi Utenti necessari al rapporto contrattuale (anagrafica, contatti, dati di fatturazione e di pagamento) sono trattati dal Fornitore come titolare, secondo l'informativa privacy pubblicata.

Art. 11 – Proprietà intellettuale

Il Servizio, il software, i marchi Dentavox e AG4TEK, la grafica e la documentazione sono di proprietà del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il Contratto non trasferisce al Cliente alcun diritto oltre al diritto d'uso previsto all'art. 2.

Art. 12 – Limitazione di responsabilità

12.1. Il Fornitore risponde dei danni causati al Cliente da inadempimenti a lui imputabili. Salvo i casi di dolo o colpa grave (art. 1229 c.c.) e salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge, inclusa la normativa sulla protezione dei dati:

• il Fornitore non risponde di danni indiretti, mancati guadagni, perdita di clientela o di opportunità;
• la responsabilità complessiva del Fornitore non supera l'importo dei canoni pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti il fatto che ha causato il danno.

12.2. Il Fornitore non risponde dei disservizi dei servizi di terzi che il Servizio utilizza o con cui comunica (Sistema Tessera Sanitaria, Sistema di Interscambio, operatori SMS, WhatsApp, servizi di posta elettronica, servizi di pagamento, reti di telecomunicazione), né delle conseguenze di dati errati inseriti dal Cliente o di decisioni cliniche, fiscali o amministrative prese dal Cliente.

Art. 13 – Modifiche del Servizio e delle condizioni

13.1. Il Fornitore può aggiornare il Servizio, aggiungere funzioni e modificare quelle esistenti, senza ridurre in modo sostanziale le funzioni essenziali per cui il Cliente si è abbonato.

13.2. Il Fornitore può modificare queste condizioni e la Nomina con un preavviso di almeno 30 giorni, comunicato via e-mail o nel programma. Al primo accesso dopo l'entrata in vigore il titolare dello studio deve accettare la nuova versione; se non la accetta può recedere senza costi, con le modalità dell'art. 9 per il recupero dei dati. Le modifiche imposte dalla legge o da provvedimenti delle autorità possono avere effetto immediato.

Art. 14 – Comunicazioni

Le comunicazioni al Cliente avvengono all'indirizzo e-mail indicato all'iscrizione o nel programma; quelle al Fornitore a [email protected] o all'indirizzo PEC del Fornitore.

Art. 15 – Legge applicabile e foro competente

15.1. Il Contratto è regolato dalla legge italiana.

15.2. Per ogni controversia relativa al Contratto è competente in via esclusiva il Foro di Reggio Calabria.

Art. 16 – Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del codice civile il Cliente dichiara di aver letto e di approvare specificamente le seguenti clausole: art. 4.4 (modifica del listino); art. 5.1 e 5.2 (rinnovo automatico e disdetta senza rimborso); art. 6 (sospensione del Servizio); art. 9.3 (cancellazione dei dati alla fine del Contratto); art. 12 (limitazione di responsabilità); art. 13 (modifiche del Servizio e delle condizioni); art. 15.2 (foro competente esclusivo).